需求分析

合同是市场主体自由谈判,以促进资源向更高价值转移的最主要交流形式,是当事人双方为确认某种事实而达成的具有权利和义务内容的协议。随着当今社会的不断完善发展和人们法律意识的不断提高,内容完善、履行良好的合同管理工作对企业运用法律手段维护合法权益,是防止财产流失、提高经济效益和增强市场竞争力的重要手段和保证。

目前企业在线下管理合同的过程中,主要存在以下挑战:

合同类型众多,每一类合同又可以细分成多种合同,每天都会伴随业务产生

合同产生的渠道众多,因此合同的存储和管理存在孤岛现象

合同的标准化程度较低,包含源头的合同模板以及各版本合同的归档

合同审批效率低,直接影响合同签订及履行

法务每日审批大量合同,效率低且存在错误风险,并且缺乏追溯手段

解决方案

鸿翼企业合同管理系统是一套专为企业合同管理量身定制的统一化管理平台,通过合同起草、审批、执行和归档及数据分析等功能模块,实现合同的全生命周期管理。

鸿翼企业合同管理系统将从四个模块实现合同全生命周期管控,具体包括:

合同
起草

  • 合同基础信息表
  • 合同模板库
  • 标准合同创建
  • 合同编制协同
  • 合同变更管理

合同
审批

  • 合同流程审批
  • 痕迹保留
  • 版本管理
  • 合同变更
  • 会签记录
  • 审批加签
  • 审批合同监控

合同
执行

  • 合同中心
  • 合同状态监控
  • 合同预警
  • 合同执行计划
  • 合同时间及责任人跟踪

合同
归档&数据分析

  • 合同分类
  • 合同编号
  • 合同展示
  • 合同权限
  • 合同版本
  • 成套合同
  • 合同关联
  • 合同一致性校验

应用场景

基础管理
合同起草
合同审批
合同执行
合同归档&数据分析
  • 系统将对企业合同管理目录结构进行优化,实现合同管理制度的落地。
  • 系统后台统一管理所有合同模板,确保模板使用准确性。另外基于合同模板的集中管理,实现合同内容的自动填充及合同生成。
  • 支持多种合同起草方式,包括:合同模板调用、第三方合同上传,能够覆盖企业各类合同起草形式。
  • 用户在合同起草界面手动填写合同信息外,还支持与各第三方系统集成实现合同信息自动填充。
  • 根据用户在合同起草时选择的模板,以及录入的合同信息,根据事先确定的逻辑一键自动合并生成合同。
  • 支持合同内容校验,并能够通过主动拒绝并提示对于不符合要求的合同起草申请。
  • 支持移动审批,能够与企业各类APP应用整合,满足领导出差时合同移动审批的应用场景,有效提升合同审批效率。
  • 领导在审批过程中,能够直接通过系统实现合同及附件文件的在线预览,无需将文件下载到本地,有效提高审批效率。
  • 对于合同审批过程中的合同文件内容修改,系统提供了在线编辑功能,能够实现内容快速修改。
  • 具备完善的合同版本管理体系,并且能够基于合同审批流程中实现版本的对比,极大提升了合同的审批效率。
  • 对合同自动打上水印、二维码等方式,便捷的实现合同线下操作的防伪验真。
  • 系统支持设定各类预警规则,对合同的关键节点进行预警。
  • 系统支持通过不同维度,包括流程实例号、合同信息,实现精确的合同查询。
  • 系统具有合同信息可视化手段,能根据企业需求自定义构建各类合同看板。

产品的本质与精髓,源于优秀的客户
全国超过3,000家企业正在使用我们的产品与服务

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    鸿翼为京东方建立了统一、集中、安全的企业知识管理平台,满足国家合规要求的同时,促进了员工之间的知识交流,保证了企业知识的安全积累和延续,提高京东方企业知识的量化能力。

    - 京东方科技集团

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    鸿翼结合天辰工程的业务流程和实际工作场景,为天辰工程搭建了ECM平台级数字档案中心。借助鸿翼的ECM平台,天辰工程提高了项目档案管理、查询、节约、流通的便捷性,显著提高了员工的工作效率。

    - 中国天辰工程

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    鸿翼为北京银行打造了文档管理平台,以合规管理机制实现业务文档的有序管理;同时搭建工作流平台,规范银行整体的内部审批流程,实时管控审批状态;以良好的扩展性,满足系统集成的集成,满足业务延伸需求。

    - 北京银行

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    通过鸿翼GMP质量管理解决方案,建立扬子江全生命周期的文件管控体系,落实GMP文件的创建、审核、培训、发布签收、执行修改、归档、废止全流程的有效监控,以及通过国内、国际标准的GMP系统认证。满足GMP合规性监控的同时,显著提高企业运营效率。

    - 扬子江药业集团