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探讨 碰撞 分享 行业需要什么内容管理(ECM)系统?——数据管理下的文档档案与内容管理应用先行企业研讨会在京召开


11月28日,以“数据管理深度融合下的电子文件管理”为主题的第十一届“中国电子文件管理论坛”在北京举行,由中国人民大学电子文件管理研究中心和鸿翼共同编写的《数据管理中的文件档案与内容管理白皮书(2020版)》也在会议上正式对外发布。

与此相承接的,由非结构化数据管理解决方案联合实验室(电子标准院&鸿翼)主办的数据管理下的文档档案与内容管理应用先行企业研讨会随即举行,中国人民大学信息资源管理学院院长刘越男,中国电子技术标准化研究院信息技术研究中心副主任张群博士,鸿翼董事长兼CEO龙凌云,鸿翼联合创始人兼CTO罗永秀以及来自京东方、首钢集团、国核电力、光大银行、万生药业等几十家文档档案管理先行企业专家代表共聚一堂,从学术、标准建设到企业实践各个层面,深入探讨当今中国文档档案管理领域发展现状、实践操作过程中遇到的挑战及解决方案。
 

先行企业研讨会现场

首钢迁钢股份信息部戴亚辉部长分享了他们在非结构化数据领域的管理经验。作为一家百年老店且有几万员工的企业,不断探索前沿的企业管理方法,是首钢保持持续优势的重要原因。

首钢迁钢   戴亚辉

首钢与鸿翼的合作始于2011年,随着技术和企业发展时期不同的需求变化,系统经过三次升级,在2019年形成了基于鸿翼ECM(企业内容管理)平台的以首钢非结构化数据中台为核心的全面系统的内容管理体系。

戴部长介绍,首钢的非结构化数据中台应用连接前后两端,电子合同管理平台采购,销售合同,产销一体化系统从前端输入,电子采购平台、会计档案系统,财务共享平台作为后端输出,系统保障了整个集团数万人的跨时空协作,完成了企业数据的收集、归档和查询的在线管理,保证了安全、环保、质量、操作规则等的标准文件的安全合规。

京东方研发部李仙表示:京东方在建设企业内容管理系统之初,有三个朴素的要求,企业知识不随员工的变动而流失,新员工能够对知识顺利承接,快速上手,同时还要保证数据安全不泄露,但这套系统需要覆盖全集团10万人使用,因此实施起来难度是非常大的。目前来看,前期的知识储备已经取得了不错的成效,接下来就是如何提升使用效率的问题。

京东方  李仙

国核电力规划设计院信息部李岩主任在发言中更关注如何把系统用起来的问题。他表示:什么样子的文档管理系统才是大家喜欢用的,它应该通过一个完整的IT架构,给用户呈现出来的是一个他已经习惯了的熟悉的使用方法,做到让用户不排斥使用。在业务应用与文档管理系统相结合的过程中,提供一个标准化的采集模板,这样才能真正的提升数据使用的效率,才能进一步去谈知识管理的落地。

国核电力规划设计院   李岩

华云飞扬技术总监杨永群把文档管理工作总结为三个“走”,一是往上走,就是要提高档案管理人员的地位,把他们的价值发挥出来;二是要往前走,即数据前置管理,例如在每个用户的桌面上植入一个系统,直接归档和做管理,提升易用性,降低使用门槛;第三是往下走,在建设项目是,要从底层考虑,从操作系统入手,把电子文件管理这些模块作为技术植入进去,做通盘的设计,减少无用功。

华云飞扬技术总监   杨永群

来自金融界的企业则更多关注数据的安全和保密性,在他们看来,银行的数据其实就是资产,而要把这部分资产管好用好,必须从大局的角度,以全行的视角去管理所有的数据资产。因此需要的是一个数据管理的核心系统,可以对接很多业务,可以对接文档管理,也可以对接质量管理平台……这样的一个数据资产管理平台,不能仅仅管理那些有规则的结构化数据,它一定是以非结构化数据管理为主体的一个体系化的管理系统。

身为冲在内容管理应用第一线的企业代表,大家都是从切身感受出发去探讨最具代表性、最核心、最直击痛点的问题——如何做到系统化管理,如何让系统建起来更能用起来,安全性如何保障等等。每一位代表的发言都会不时获得阵阵掌声。

中国人民大学信息资源管理学院  刘越男

中国电子技术标准化研究院 张群

鸿翼董事长兼CEO 龙凌云

鸿翼执行董事兼CTO  罗永秀

鸿翼董事兼市场战略顾问 梅莉

首钢迁钢 戴亚辉

京东方 李仙

国核电力规划设计院 李岩

维信诺股份 张盼盼

华云飞扬 杨永群

万生药业 李晓慧

光大银行 林勇

作为中国ECM(企业内容管理)的领先企业,罗永秀的发言既是回答也是探索。他提出:面对这些问题,那我们到底需要一个什么样的电子文件管理平台呢?我们需要的是有一个统一的内容管理平台,并且与业务进行融合,在此基础之上做隐性的知识的挖掘。

鸿翼联合创始人兼CTO   罗永秀

他同时也介绍了正在建设中的内容管理成熟度模型CM³,他表示这是和中国电子标准技术化研究院、清华大学、中国人民大学及很多大型企业一起联合正在推动的一个团体标准,未来可能会成为国家标准。

CM³内容管理成熟度模型

来自中国电子技术标准化研究院的张群博士表示:文档管理一直是我们中国电子技术标准化研究院工作聚焦的一个重要方向,欢迎大家一起参与进来,共同把这个工作理清楚,从数据到内容,从内容到知识,从知识到洞察,有了标准,大家就可以有一个对照的方向。

电子技术标准化研究院   张群

刘越男院长为研讨会做总结发言。她表示:虽然做档案管理工作几十年,但还是第一次参加这样的讨论,在座的都是冲在第一线的工作人员,每个人都讲得非常务实,很接地气,使她深受感触。同时,她也对文档管理提出了重要建议:文档管理要分两条路,一是要把工作做到后端,和内容管理技术做更多的融合,和技术部门一起从后台做数据资产的管理,夯实后端,否则走不远。二要做多元化的应用,适用于多个应用场景,给应用端以抓手。她同时还倡议,这样的活动要多做一些,加强技术与文档人员的交流。

中国人民大学信息资源管理学院院长   刘越男

“鸿翼未来的产品发展一定是更聚焦在底层的基础上,从非结构化数据管理的角度,能够提供一个通用的解决方案,能够满足不同的行业不同场景,这是鸿翼的使命和愿景。”龙凌云表示。

鸿翼董事长兼CEO   龙凌云

他同时希望这样的活动可以定期举行,通过这样的碰撞,把好的经验、好的做法拿出来,分享出去,让大家从中收获到很多有价值的信息。

会议合影