编者按：近日，鸿翼携手数产集团打造的湖北联投文件档案一体化平台项目作为推荐案例以《数智融合推进档案管理新变革——以湖北联投集团文件档案一体化平台项目为例》为题在湖北数字产业联合创新研究院发布，为档案数字化转型与创新利用提供了可借鉴的范式。以下为转载的文章内容。

——以湖北联投集团文件档案一体化平台项目为例

王正臣¹，王雨婷¹，何界先¹，洪建兵²，俞洁²

（1.湖北省数字产业发展集团，武汉430060；

2.上海鸿翼软件技术股份有限公司，上海201800）

摘要：随着数字经济和人工智能蓬勃发展，档案管理数字化转型，成为企业构建核心竞争力、实现可持续发展的战略支撑。本文以数产集团承建的湖北联投文件档案一体化平台项目为例，系统剖析新时代背景下档案管理建设背景、实践路径、项目价值与未来规划，旨在为企业档案管理数字化转型提供实践范式，助力企业在数字化、智能化浪潮中提升档案管理效能，实现高质量发展。

档案信息化建设作为国家信息产业战略布局的重要组成，在推动经济高质量发展、促进社会全面进步中扮演着不可或缺的角色。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，到2025年，要实现新一代信息技术在档案工作中的广泛应用，深化信息化与档案事业各环节的融合，全面提升档案管理的数字化、智能化水平，推动档案工作基本完成数字转型[1]。

国家档案局相继出台《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》[2]等政策文件，从制度层面构建起文件与档案信息化系统建设的规范框架，推动业务一体化发展，为档案信息化建设提供明确的行动指南与实施细则，确保档案信息化建设有章可循、规范有序。

在国家战略的强力推动下，档案管理领域迎来了深刻变革，从传统模式向数字化、智能化的转型成为必然趋势，为企业在新时代背景下提升核心竞争力提供了新的路径。作为省属大型国有控股公司，湖北联投积极贯彻落实国家档案数字化战略部署，将档案管理数字化转型纳入企业发展战略规划。基于数据全生命周期理念，建设文件档案一体化平台项目完成湖北联投数据全面整合与集中统一管理，实现文件、档案、知识的积累、共享、传承、分析、挖掘的全生命周期数字化管理，为企业积累数据资产提供有力的智力支持。

湖北联投公司信息化“十四五”发展规划纲要[3]（简称“纲要”）中指出，依托国资云底座，参照《档案法》和《数字档案馆建设指南》，按照“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”的原则，梳理档案管理规范，连接协同办公等业务系统，同时建立安全管理制度，配备必要的安全软硬件设施，建立灾难恢复应急机制，推动电子文档收、管、存、用的集约化、共享化、规范化、安全化管理，最大限度的提升集团档案管理工作效能，为企业发展提供可靠助力。

为满足要求，建设湖北联投文件档案一体化平台项目，急需解决如下两层面相关问题：

（一）规划设计层面

 湖北联投在文档管理协同的规划层面存在一定欠缺。鉴于湖北联投规模庞大、旗下子公司众多，各公司在文档管理体系构建上呈现出明显的独立性与分散性特征。

具体而言，各公司均拥有独立的文件系统与协同工具，缺乏集团层面的统筹规划与统一标准。制约了集团整体运营效率的提升与协同效应的发挥。

此外，尽管集团已初步构建档案管理体系框架，并制定“三合一”等档案管理制度与规范，但在实际执行过程中，各单位档案具体工作标准与管理执行方式存在显著差异。难以通过档案资料共享整合，充分发挥档案数据对集团决策的支持作用。

（二）专业系统建设层面

当前，湖北联投在档案收集、存储及管理环节上信息化手段上存在一定不足，难以实现档案数据的全生命周期的有效管理。

具体而言，例如在档案收集环节，当前档案收集仍以手工填报为主。随着集团业务规模不断扩大、文档数量急剧增加的背景下，传统的手工管档模式已难以适应实际需求。从手工管档向功能管档的转型升级迫在眉睫。在档案存储环节，现有档案管理在存储方式上仍以实体存放为主。存在易损坏、易丢失等风险。此外在档案管理环节，目前档案管理主要侧重于文档的简单存储与查询，对档案信息的深度开发与利用不足。通过强化数据资产沉淀，构建知识管理版图，实现集团数据与知识的统筹管理，对于提升集团核心竞争力具有重要意义。

与此同时，在系统上线后，还应当重视对系统用户使用反馈的收集，建立有效的反馈收集机制与渠道，实现平台的数智融合闭环反馈评价体系，充分释放档案信息化系统在提升档案管理质量与效率方面的潜在效能，推动档案管理工作的规范化、科学化与智能化发展。

建设目标

湖北联投文件档案一体化平台项目以全力打造国内领先的具有联投特色的档案数字化转型示范标杆为目标，紧密契合“数字联投”发展战略，充分发挥档案在企业高质量发展中的重要支撑作用。

具体围绕三个“一”展开：

1.搭建统一平台：搭建湖北联投统一的电子文件和档案的汇集、管理、交互平台，实现档案管理的统一化与规范化。

2.形成一套档案数字资源体系：形成一套融合、共享、安全的文件档案数字资源体系，保障档案资源的高效利用与安全存储。

3.建设一个管理体系：建设一个建管运营一体化、全生命周期管理、符合湖北省省级示范数字档案室标准的管理体系，推动档案管理工作全面升级。

建设实践

（一）顶层设计

湖北联投文件档案一体化项目以国家《企业数字档案馆（室）建设指南》和《湖北省数字档案室系统测评指标表》为建设依据，致力于构建“人人归档、事事进档、件件可享”的文档档案一体化管理模式，打造平台统一、建设集中、数据互联、业务协同、智能利用的数字档案室管理平台。

图1 项目建设蓝图

（二）平台建设

平台建设围绕打造档案管理信息化底座展开，包含文档管理系统与档案管理系统两大模块。

文档管理系统建立了文档统一管理平台，通过企业微信集成多源数据接入、信息共享协同编辑核心功能开发、统一存储高效检索等资源库服务和元数据提取文件关联分析等智能一体化管理，打通各业务系统之间的壁垒，同时融合大模型能力，统一标准、统一存储和统一文档数据资产，实现规范文档数据的管理。

图2 文档管理系统架构

档案管理系统建立了信息化档案管理系统，基于内容管理平台底层架构设计，将电子文档收集前置打通到档案管理业务，实现从多模态电子文档智能归档到电子档案“收、管、存、用”的全生命周期管理。

图3 档案管理系统架构

（三）落地实际应用

通过合理的顶层设计规划，所构建的实际平台应用，保证了档案管理全流程高效运转。档案管理系统软件将针对海量电子档案的数据信息管理，开发统一、高效的一体化平台软件与UI界面，通过文档数据挖掘、信息化管理、数据库资源有机结合，实现系统界面、档案处理、操作日志、在线检索等模块高效集成，提升档案管理相关流程的运行效率。

图4 湖北联投档案管理系统界面

此外根据湖北联投业务流程与档案数据信息特点，制定完善的档案全生命周期管理流程，实现从前端业务文档提交收集，到审核归档入库、检索利用、和鉴定销毁的全流程信息化管理（如图5）。

图5 档案全生命周期管理流程

档案管理前端业务包括：在线移交与批量导入。贯彻前端控制的管理理念，将文件关联、电子文件格式转换等功能前置于业务系统中，实现了档案管理与OA系统等业务流程的整合，进一步推动了文档一体化发展，实现了电子文件规范化归档、标准化操作、完整性存储。

档案在线移交功能实现了文档到档案的一键移交，各部门兼职管理员可对整理的档案进行批量在线移交，并在移交时进行在线审批流程，提升档案管理的便捷性与规范性。

档案批量提交确保各个部门档案管理员可对整理的档案进行批量提交，对文件、文件夹，文件类型、大小无限制，提高档案提交便捷性。

审核归档入库和检所利用是档案信息化管理的核心，根据国家有关标准规范中的电子文件归档要求，湖北联投重新梳理制定了统一的电子文件数据处置和归档的标准规范及工作流程，打破“线下”传统工作思维，充分利用信息化手段，主要流程包括：档案预归档管理、在线审核、档案线上整理和检索利用等业务功能模块。

档案预归档管理实现了从文档系统、OA等业务系统文件在线预归档，权限设置与数据备份保障信息安全。兼职管理员可线上直接审核归档到档案系统，每年预估可节约2.5万数字化加工费用，有效降低管理成本。

档案整理功能将线下人工档案整理模式转变为线上整理，远程访问方便用户，提高档案利用率。兼职档案管理员可对数据进行批量操作，大幅节约额外人工成本，提高整理效率。

档案数字化录入检索功能提升了档案检索效率，几秒即可定位档案，支持全文检索、OCR识别、标签检索、元数据检索、模糊检索等多种检索方式，集团员工可进行数字化信息高效查询与共享利用，显著提高档案查询效率。

图6 支持多种检索方式

（四）数智融合闭环反馈评价体系

采用机器学习算法，建立“特征提取-性能预测-评估分析”的评价体系，进行档案一体化平台的智能评价分析，从而实现平台的数智融合闭环反馈评价。为确保机器学习评价体系获取信息的完整性与深度，将针对与档案管理系统存在紧密关联的多元人群开展问卷调查工作。共设计并发放问卷 300 份，问卷发放对象涵盖系统使用、管理、开发等多个关键领域人群。具体的问卷分发人群及数量统计结果如表1所示。

表1 问卷统计

为科学、客观地评估档案管理系统，依据系统功能、用户体验等方面表现设定评分标准，满分为100分。评定规则为：总分≥90：系统功能全面，用户体验优异，建议推广使用；75≤总分<90：功能基本达标，需优化部分模块（如检索速度、权限细粒度）；60≤总分<75：功能存在明显缺陷，需重点改进核心模块（如归档分类、协同管理）；总分<60：系统不达标，建议重新设计或更换方案。通过此评分体系，可量化评估档案管理系统的成熟度与实用性，为档案管理工作改进方向提供明确依据。

根据用户意见对档案一体化平台形成了26项核心评价指标，包括S4文档提交等待时间、S7大模型分类归档等待时间、S9大模型分类归档准确性等5项定量评价指标。这些二级评价指标围绕系统功能完整性、操作便捷性、数据安全性、运行稳定性等维度展开，全面且细致地反映了用户对系统的价值判断与使用期待，为系统优化升级提供了详实的量化依据。具体二级评价指标如表2所示。

表2 二级评价指标定义表

湖北联投档案一体化平台生产经营业务繁多，将采用机器学习特征提取，自动挖掘档案系统数据中的关键特征，快速处理复杂数据，精准确定不同特征的权重，进而对一体化平台进行最终打分，为平台的持续改进和高效运行提供有力支持。依据构建的档案管理评价指标体系，将评价因素集分为两个层次，分别是准则层和评价层指标集，即对应4个一级指标和26个二级指标；通过三种不同的特征提取方法对这26个二级指标进行权重的特征提取，三种特征提取的方法为主成分分析（PCA）、独立成分分析（ICA）、线性判别分析（LDA），通过三种特征提取方法进行权重评价指标的分配。

图7 LDA特征提取评价指标图

在对一体化平台打分数据进行特征提取时，PCA、ICA和LDA均提取出10个特征维度。其中，而LDA提取的10个特征代表的数据比例高达90%，能更全面地反映整体评分细节。如图9所示，LDA特征提取显示，S4管理员在线审核（重要度为0.125）、S9大模型分类设计（重要度为0.112）、S16结构化权限配置（重要度为0.134）和S21全文检索能力（重要度为0.105）在系统评分中权重显著。其中，管理员在线审核可保障档案质量与安全，提升用户信任；大模型分类设计凭借算法优势实现精准分类，提升归档准确性；结构化权限配置通过精细化权限划分，既能保护信息安全与隐私，又能规范管理流程，维护档案真实性；全文检索能力直接影响用户在档案信息检索的准确性和等待时间，大幅提高检索效率。四者从不同维度满足档案管理核心需求，因而在系统评价中占据关键地位。此外，S1办公系统/PC端等多源文档导入、S2多类文档导入、S18线上协同编辑等也属于用户较关注特征。最终分析结果可得，10个高权重评价指标对档案管理系统评价具有决定性作用；而低权重评价指标权重较低，对整个档案管理系统评价影响很小。基于上述结论，后续将选取10个关键高权重二级评价指标，运用机器学习算法开展文档档案一体化平台的预测与评价工作，以期构建更精准、高效的评价模型。

进一步对规模化用户测试评分与人数分布情况统计，如图8所示。结果显示，有83%的人员为该档案管理系统打出了90分以上的高分，这充分彰显出该系统在功能完整性、操作便捷性、数据安全性以及运行稳定性等诸多方面表现卓越，得到了绝大多数使用者的高度认可。而有17%的人员打分区间处于80 - 90分之间，这可能是由于部分用户对系统某些特定功能，如大模型精准分类、权限设置的灵活性等方面存在更高期望，致使他们给出相对略低的评分。总体而言，湖北联投集团文档档案一体化平台整体表现较好，但仍存在一定的优化空间，后续可基于所建立机器学习评价体系对评价特征权重的分析，进一步完善平台功能，提升用户体验。

图8 评价区间的人数分布情况

实践价值

[1]中共中央办公厅、国务院办公厅.“十四五”全国档案事业发展规划[EB/OL](2021-06-08).

[2]国家档案局办公室.推进机关数字档案室建设实施办法 (试行)[EB/OL](2024-12).

[3]湖北联投.湖北联投“十四五”规划纲要 [EB/OL](2022-1).

[4]罗理波.层次分析法下构建档案管理评价指标体系的实践研究[J].城建档案,2021,(05):78-79.

[5]侯佳,基于机器学习的档案数字化加工系统.北京市,国家档案局档案科学技术研究所,2020-06-12.