在近日落幕的“2023档案数据产教融合大会暨第十三届中国电子文件管理论坛”上，由中国人民大学电子文件管理研究中心与鸿翼的《数据管理中的文件档案与内容管理白皮书》（以下简称《白皮书》）重磅发布，梳理当下的文件档案与内容管理发展现状，展望数智化背景下文档档案与内容管理的新方向。

《白皮书》围绕数字经济背景和现实问题，主要从文件、档案与内容管理的相关概念入手，结合产学研三方力量，系统分析了数据管理框架下的文件档案与内容的全生命周期管理，探讨了其价值、分类、发展、问题与趋势等多个方面，结合近年来的最新实践，助力组织机构实现数字化转型。

数据管理框架下的文档与内容管理

《数据管理知识体系指南》（DAMM）是国际数据管理协会在其标志性出版物，也是《白皮书》构建的重要依据，其中将文件档案与内容管理放在了数据管理框架之中比较重要的位置，认为“文件和内容管理是数据全生命周期管理中的重要组成部分”。

DAMM框架下的文件和内容管理

但随着数据量的与日俱增，企业机构中80%以上的数据由文本、图像、音频、视频等非结构化数据文件构成，而非结构化数据的管理范式与一般的数据管理相比存在较大差异，需要使用专业的相关方法和技术工具。

同时，文件档案与内容的管理过程也拥有自己的全生命周期，包括文件档案与内容数据的产生、捕获、分类索引、访问控制、存储、利用和重用、长期保存以及处置等。文件档案与内容管理并非是数据管理的一个特定阶段，而是贯穿于整个数据生命周期。从纵向来看，对于文件档案和内容的管理也需要着眼数据治理，开展规划与监管，并提供元数据管理、风险管理等基础数据管理活动的支撑。

因此，文件档案与内容管理并不只是数据管理的一个独立分支，而是渗透和融入数据管理的所有方面。文件档案管理工作因内容管理方案的应用而延展，内容管理方案也因文件档案管理的应用而专业。

全价值链的内容管理

文件档案蕴含着丰富的数据价值，通过合理的内容管理，不仅可以实现对组织机构内不同系统中数据的统一存储、统一管理和统一应用，还能够形成组织机构内容的完整生态闭环，助力组织机构文档内容安全合规，帮助组织机构提效降本，保障业务连续，支撑业务决策，促进洞察创新，完善权益保障，实现资产增值，最终留存集体记忆，成为构筑组织机构文化的重要手段。

安全合规：对文件档案与内容进行管理有利于帮助机构规避法律风险，保障机构依法维护机构业务记录的真实性和可靠性。

提效降本：有效的文件档案与内容管理，能够帮助管理者更好地洞察机构业务情况，从而提高机构运行效率，实现机构高效透明运转。

业务连续：文件档案与内容管理能够将机构运转的重要业务规则和事件予以留存和保管，当机构业务中断时，迅速恢复异常业务，降低突发事件带来的经济损失。

支撑决策：着眼于数据的资源性与业务性，帮助机构实现跨部门的信息资源共享与整合，减少信息壁垒，提升机构决策水平。

洞察创新：对内容的高效开发和利用，能够充分帮助机构挖掘文件档案与内容中蕴涵的知识，提高知识管理水平与知识发现能力，实现创新发展。

权益保障：文件档案与内容管理在留存机构自身的证据性记录的同时，还可以帮助机构留存合法凭证与法律证据，在机构业务范围内为客户提供可靠的数据管理服务。

资产增值：合理的文件档案与内容管理能够避免相关数据泄露和遗失，强化机构对信息资产的整体管控能力，从而实现机构信息资产的保值与增值。

记忆留存：短时间内，文件档案与内容管理能够留存机构的业务成果和过程记忆；长期来看，文件档案与内容是机构精神与文化的积淀，有助于促进机构文化的建设。

多视角洞悉数据管理当下症结

作为一门新兴的文件管理种类，在文档与内容管理的实践中也存在着诸多问题，从IT运维，到实际业务，再到非结构化数据本身，在现阶段都呈现出了分散存储、缺乏体系、规划不足等问题，影响了文档与内容管理的进度、质量与价值挖掘。

IT视角：

多个业务系统，导致文件存储“烟囱割裂”，形成数据孤岛

过程文件离散，难以统一存储

数据量指数增长带来的存储难与管理难

多分支机构的部署有着较大的考验

业务视角：

系统中的文件档案难定位、难发现

业务文件不能及时、完整归档

文件档案难以构成体系化知识

文件档案与实际业务结合不足

管理人员能力欠缺

数据视角：

文件档案作为数字资产的地位尚未明确

非结构化数据管理战略规划不足

内容转化为数据的能力较差

文件档案的数据价值没有得到充分挖掘

这些问题制约了文件档案与内容管理的发展进程，降低了相关应用的效率，影响了组织机构内部的文档与内容应用体验，因此，文件档案与内容管理这一领域的发展依旧道阻且长，如何攻克这些难关将是文件档案与内容管理当下亟待解决的课题。

内容管理趋向精细化、专业化、智能化

随着文件档案与内容在组织机构内重要性逐渐得到社会认可，内容管理呈现出了较为清晰的发展趋势，通过与其他技术深度融合，文档管理能够为不同领域、不同业务提供更贴近实际的应用，以专业化精细化的功能与服务，实现内容价值的释放。

细分化的文档与内容管理领域与应用

结构化数据和非结构化数据互相转化、互相促进

结构化数据和非结构化数据之间存在相互转化和互为补充的关系。结构化数据可以通过输出版式文档的方式，转化为非结构化数据，从而满足合规管理和长期保存的需求；非结构化数据可以通过OCR识别、单据识别、物体识别、基于语义内容的智能标签/智能分类、实体抽取、业务元数据等手段和方式转化为结构化数据，满足业务和应用的需求。

文档管理和数字化业务紧密结合

组织机构实施文档管理的目标不再局限于文档本身的规范化和有序化，而是要更多地支撑、反馈和驱动业务活动。

一方面，文档管理“从业务中来”，准确识别文档及其元数据，实现数据资产的实时登记和动态监测；另一方面，文档管理要“回业务中去”，基于业务流程分析，精准识别各项业务的数据需求，实现数据赋能业务。

基于内容模型的文档管理

围绕内容模型，能够将文件业务的现实世界与映射入文件业务的数字世界一一对应进行映射，并衍生出针对内容管理的各项相关文档的管理手段，通过数字世界来控制升级现实世界，构成完整的内容数字空间，实现业务非结构化数据的有效规整。

文档管理与人工智能

将人工智能的各项手段与文档管理的流程与环节进行结合，能够有效提升内容管理效率，简化流程，真正实现一站式的内容管理。以人工智能生成代替人力，完成重复工作，实现降本增效。

此次白皮书的发布，旨在帮助行业从业人员、用户、潜在用户及社会相关人员，理清文件档案与内容管理涉及的基本概念、效用价值等通识性知识，并以此为基础加强文件档案管理领域和技术领域的对话和合作，推动文件档案管理事业与内容管理行业的共同发展，助力全领域数字化转型迅速落地。