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【精】鸿翼&首钢 非结构化数据中台项目案例
发布时间:2022-05-08     点击数:6738
编者按:12年前,您在上什么样的信息化管理系统?财务、ERP、OA、CRM......您大概率不会想到ECM企业内容管理。首钢股份能在信息化早期阶段就开始重视“文档管理”,这无疑具有行业领先的“超前意识”,也正与其具有国际竞争力和影响力的地位相符。


-本文节选自首钢股份在鸿翼新老客户研讨会上的精彩演讲

首钢股份简介

中国500强,国内最大的钢铁联合企业之一

北京首钢股份有限公司(以下简称首钢股份)于1999年12月在深圳证券交易所上市(股票代码:000959),是世界五百强首钢集团所属的上市公司。
首钢股份拥有首钢股份公司迁安钢铁公司,控股首钢京唐钢铁联合有限责任公司、北京首钢冷轧薄板有限公司、首钢智新迁安电磁材料有限公司等钢铁实体单位,具有焦化、炼铁、炼钢、轧钢、热处理等完整的生产工艺流程,拥有国际一流装备和工艺水平,具有品种齐全、规格配套的冷热系全覆盖板材产品序列,为客户提供电工钢、汽车板、镀锡板、管线钢、家电板等优质产品和先期介入等增值服务。       

ECM产品应用史

5大阶段实现文件档案一体化和非结构化数据中台

                                           
鸿翼ECM产品在首钢的逐步深入、逐步扩展的应用过程大致可分为5个阶段:
第一阶段:新产品硅钢需要快速的去拓展市场,进行产品的研发,这个时候我们就与鸿翼开始了首次合作,一同构建了硅钢信息(情报)系统。
第二阶段:增加了ECM的文档协同管理,把文档的收集、管理、搜索等功能进行了一个相对完整的应用。
第三阶段:在文档管理系统的基础上又拓展了一个功能点 — 档案系统。
第四阶段:进行了一个整体的信息化体系重构,把ECM跟业务系统进行一个融合,把它作为一个非结构化的数据中台,去衔接我们的业财流程。
第五阶段:我们把企业网盘也集成到了整个办公体系里面。


后续,鸿翼又多次为首钢股份提供了系统升级和扩展等服务,并持续将网盘、文档和档案等管理应用推向首钢集团总部以及迁安钢铁、北京化学工业集团、首钢矿业等分、子公司。为客户提供优质的服务,我们一直在路上......

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场景一:研发情报系统

» 掌握情报才能占得市场先机
在硅钢冷闸产线全面投产的背景下,我们迫切需要进行产品的快速研发和迭代,以及市场的快速拓展,这个时候我们就特别需要及时去掌握电工钢的一些相关的技术和市场行情。
一方面需要去收集整理这些信息,把它作为可以快速查找的知识资源,给我们的业务人员提供经营决策以及技术研发的一些数据支撑。
» 研发资料需要安全防扩散管控
同时,对于硅钢产品整个行业来说,这些数据和资料属于最高保密级别,尤其是我们自己在研发过程产生的一些技术文档,所以就需要做好安全防扩散管控。
信息收集方面,我们使用了TRS,它对23个网站的140个栏目进行扫描,自动采集我们想要的信息和数据,并把这些数据存入到 edoc文档库中。
在文档库里,一方面进行文件的自动整理、统一命名、统一文件格式,同时我们也基于ECM平台开发了一个门户应用, 里面包含了想要了解到的一些市场行情、对应的技术文件、专利等;一方面对于我们研发和经营过程中的一些文件和数据,可以方便相关业务人员进行快速有效的查找,并共享相对应的资源。
情报系统中也有一些比较方便的功能,如通过平台自动生成的钢铁行情日报、每日信息、专题市场分析等一些专栏。


情报系统对硅钢产品从研发到市场拓展提供了一个非常好的支撑,助力了我们电工钢产品十年的快速发展。

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场景二:文档、档案管理系统

在一开始,大家对于文档的价值、使用的要求、共享的要求等,可能从认知到习惯都存在一定的差距,文档系统的推广使用有一定的难度。在 2014 年的时候,大家一是积累了大量的文档,二是在文档的使用、共享过程中,切切实实地遇到了很多的问题:
» 系统间存在数据孤岛
举个例子,公司下面的股份迁安、顺义冷轧、营销管理部都拥有各自的OA系统和内网,平台不统一,像公文、请示、报告等流程的衔接、共享困难,跨地域协同困难。有时候还需要开车进行异地文件交换,非常不方便。
» 缺乏移动办公手段
另外一个就是现有的OA系统,主要还是以 PC 端为主,不支持移动办公模式,不利于工作效率、反应速度和决策能力的提升。
» 档案管理低效
之前是单独的档案管理系统,跟其他系统没有紧密衔接;首钢集团、股份各部门、股份代管单位的档案管理采用人工方式完成,效率低且缺乏管理控制;OA系统里面也存在很多公文,从归档到档案的借阅、查询都非常不方便,很多档案还得形成纸质档案。
基于以上问题,我们就对文档管理系统做了一个升级:建立从OA“文档”到“档案”的全自动数据链条管理,最大程度的方便档案的管理,以及实现了档案相关的信息资源共享。  

场景三:ISO体系文件管理系统

» 审核文件量大、管理困难
质量体系管理对于制造企业来讲,要求是非常高的。每年我们会进行质量体系的审核,先做内审,再外审。一般情况下,每次审核都得生成上万份文件,管理难度非常大。
我们希望能够对体系文件进行统一管理,一方面是方便、可控的管理日常文件,二是可以更加有效、快捷、便利的满足体系审核的要求。
» 数据资产分散,统计分析难度大
对于日常的管理,大量的数据资产往往分散在个人的电脑或纸质的文件中,由个人去管理,比较容易丢失和泄密。
钢铁行业是流程性制造,岗位多,要求高,几百个不同岗位的质量文件都有不同的质量文件要求,尤其像操作要点等文件,它更新的频率非常快,分散在各个岗位,且岗位实行轮班制,对于数据资产的管理非常复杂。
大量的纸质文件下发到各个岗位,成本比较高,更别说进行全流程管控和统计分析了,这对于我们的质量管控存在一定的风险。比如练一炉钢的操作要点,版本可能有十几个,查找费时费力,不负责的员工可能根据自己的经验去操作了,安全隐患就比较大。
体系文件每次审核时,既要收集,还要修改,同时涉及管理流程,需要进行提交、审核、发布等,流程非常复杂,效率低,尤其对于历史文件版本进行控制也比较难。所以我们就通过 ECM平台做了一个体系文件管理系统。
» 建立集中存储、统一管控的ISO体系文件管理系统
首先,对体系文件做集中存储和统一管控,同时把体系的管理流程线上化,在ECM平台上实现文件管控。


同时,也通过文档电子化,把文件变得受控,从文件生成到传递到最后归档的整个过程,包括版本修改都是可跟踪的,这样极大的提高了体系文件的管理和日常运行的效果。

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» 基于场景二&三的解决方案架构
以前,集团下面的各个企业都有自己的OA系统,文档管理系统,也有集团共用的系统,办公体系复杂,针对这个问题集团统一构建了全集团覆盖的一套协同办公体系。
在这个过程中,由于股份公司在ECM平台的应用比较深入,同时效果也比较好,所以集团也是充分的借鉴和参考股份公司应用的情况,在整个协同办公体系里把ECM平台和统一身份认证、单点登录、门户页面做了全面集成。
为了满足新的需求,将对应系统进行升级和数据迁移,同时把文档门户的搜索功能和OA门户进行集成,形成统一搜索,把文件快速预览也集成到了移动办公中,另外也延续了档案管理系统跟oa的集成。
这样在ECM平台上,相当于有两大应用,一个是文档管理,一个是档案管理。ECM平台作为文件的最终存储和归档,去和各个系统进行页面集成和流程集成。例如,OA系统里公文的处理、审批,它的附件都是通过文档系统去挂载的。


在我们整个办公体系里, ECM作为一个非结构化数据中台,在全集团范围内进行系统和用户之间的文件交互。

由于用户量太大,也考虑到实际用户访问的压力和安全性,我们协同办公是集团统一一套,但是做了分布式部署。在钢铁板块,由股份公司代表集团去统管,股份公司和钢铁产研基地的协同办公和文档管理都是在整个系统里边统一做了集成。

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» 项目成果


通过单点登录的集成,组织目录结构的统一规范,文档门户和 OA门户、档案系统的集成以及统一搜索在门户上的集成,项目实现了文档系统的全面升级和集成,同时也是把档案系统进行了进一步的应用的扩展,包括一些不同的档案类型重新进入到档案系统,形成了办公体系的全面集成。


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场景四:非结构化数据中台

在业务层面,我们在2017 年启动了首钢股份整个信息化体系的重构:产销一体化经营管理系统。
这个项目是把我们所有的业务层面的管控系统做了一个重构,主要是包括底层的制造、质检、计量等;在管理层面包括了采购、销售、质量、物流、设备、工程等;在产销层面并不涉及到财务,财务是集团统一平台,产销系统要跟集团财务一体化平台形成一个无缝的业财衔接。
在产销的系统里,有大量的数据交换,尤其是有一些文件交换。我们在这个过程当中,把ECM平台作为一个非结构化的数据中台,主要管理对象就是非结构化的文件,比如合同。
我们有一个电子合同管理平台,业务系统根据业务需求形成对应的合同,再通过电子合同管理平台去做统一的生成和管控。合同一旦生成以后,就会自动传到ECM 平台上,同时也会根据事先设定的规则在业务系统中建立文件链接,文件就会在各个业务系统之间自动流转,尤其是在业财衔接的过程当中。


例如采购,采购的合同生成以后,可能会有预付款,需要在合同节点上进行报支,再经过财务共享平台审核。付款申请、报支单等文件链接会从采购系统自动传到财务共享系统,实体的文件不参与交互过程。这样财务人员在财务共享平台上,进行审核时,通过调用预览,既可以去看合同实体的文本,也不需要去对文件进行一个接收。

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由于我们财务系统部署是在北京,采销在河北,过程中是通过专线,不仅文档数量多,很多文件本身也比较大。如果文件的交互都是通过专线,不仅效率慢,还会占用大量的资源,成本上也不合算。所以ECM平台采用了分布式部署,在京塘也单独部署了一套文档管理的平台。
两个平台逻辑上是一个整体,在一些空闲的时间,京塘的平台会自动进行电子合同的同步,这样它就脱离了业务流程本身,既不影响业务流程的进行,又能把两边的数据进行拉齐,起到了冗余和备份的作用。


现在ECM非结构化数据中台大概2万用户,还有文档的长期保存容量大概是 3 t,把产销还有集团管控对应的一共 17 个系统做了文件共享和串接。

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场景五:企业网盘

企业网盘主要是与首钢通移动端进行集成应用。随着大家更多地进行移动端办公和处理文件流程,移动端接收了大量的文件,占用手机存储容量、查找繁琐、安全性不高。所以我们就把云盘植入进去,这样在使用首钢通的时候,就能够非常方便的去调用云盘,一键把文件存入到云盘,解决了大家关于文件在移动端存储和共享的问题。
“信息化建设没有尽头,我们必须尽可能看得更远一些,与鸿翼携手12年也是来之不易,希望我们能够多加交流探讨,共享共创,一起助力首钢股份实现行业领先、世界一流的愿景。”首钢股份智能化应用部部长戴亚辉亲切地说道,他看起来不只是我们的客户,更像是一个老朋友、一个老师和一个信息化布道者。


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