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鸿翼文件档案一体化方案入选工信部“中小企业数字化转型应用场景解决方案”
发布时间:2022-04-26     点击数:81

近日,国家工业信息安全发展研究中心发布了《关于公布2021年中小企业数字化转型典型案例的通知》(以下简称《通知》)。鸿翼凭借“文件档案一体化方案“入选应用场景解决方案案例。

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当前,发展数字经济、推动数字化转型已成为企业创新发展和提升效率的必然,但中小企业囿于规模和认知的局限,数字化转型却面临着诸多困难。而这也是此次评选的原因所在,国家工业信息安全发展研究中心在《通知》中表示:希望通过公布典型案例,多角度解决中小企业数字化转型面临的难点、痛点、堵点问题,提升中小企业创新能力和专业化水平。


鸿翼是国内领先的ECM(企业内容管理)企业,服务智能制造、工程设计、金融、医药、能源、军工、政府等行业逾3000家大中政企,在非结构化数据管理领域,不仅掌握着最前沿的技术和理念,且有着行业最丰富的应用场景和服务能力。

此次鸿翼上报的文件档案一体化方案,主要针对电子会计档案管理这一应用场景。


近年来,财政部、国家档案局及相关主管部门均在大力推进电子会计档案管理,会计档案的电子化、互联网化已然成为趋势。但企业的部分员工却没有意识到电子发票原件的重要性,导致系统中存在将发票影印件归档等多种不合规问题。


另外,由于数据分散于报销、财务核算、资金支付等系统,因此,缺乏统一的汇总查询手段,致使大数据分析、风险预警缺乏数据支撑,无法提供有效的决策依据。同时,众所周知人工稽核难度大,存在着重复报账、人为修改等风险,财务人员需要投入大量的精力对打印件和电子发票原件进行一致性核验。加之,电子发票需打印报销,这肯定增加企业成本,且后续会计档案整理过程中,均需手工完成,耗时耗力,整理和存储成本都很大。


针对上述问题,鸿翼利用其文件档案一体化平台,在收集、管理、保存、利用等环节将财务数据进行统一管理,打通数据壁垒,优化数据质量,挖掘数据价值,助力企业在数字化转型中提升效率,增强竞争力。


在归集环节,用户通过报销系统填写报销单据,上传本地获取到的电子发票原件,完成电子发票的归集。


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报销环节,个性化开发费用报销流程,完成电子报销审批流程管理,实现报销流程从申请到审批的电子化流转。

入账环节,通过报销系统与财务核算系统的集成对接,实现了费用报销的自动入账,即在报销流程审批过程中,实现报销数据、报销结果到财务核算系统的自动传递。

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归档环节,业务系统需将数据按要求进行版式文件固化,并将描述该文件的元数据生成XML/json格式的文件,一起按规则封装成归档信息包,并将归档信息包通过接口提交给到电子文件管理平台归档。电子档案系统根据接收到的归档信息包,通过对载体标识的验证,以及对元数据信息的解析,获取业务数据信息。根据解析获得的业务信息元数据,完成不同业务系统间归档信息包数据关联关系的建立。

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鸿翼的文档档案一体化管理系统,基于鸿翼ECM底层架构设计,创新性地将电子文件收集前置到日常业务工作中,实现从电子文件归档到电子档案“收、管、存、用”的全生命周期管理。功能涵盖档案收集、档案编目、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案统计、档案编研和档案利用等八大基础业务。随着在更多场景,更多企业落地,鸿翼全业务链档案创新管理的理念,正如其倡导的“非结构化数据治理是管理和使用数据的基础“一样,逐渐成为全行业的共识。

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