第二条  本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

本条文对企业文件材料进行了定义。在这个定义中要注意其外延的广泛性。

一是企业活动过程外延。即企业文件来源于企业的所有活动过程，这个过程主要包括的是企业围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营和管理等日常活动，但企业文件材料还形成于企业本身的演化过程活动，其中就包括企业自身的设立、分立、合并、解散等过程。

二是企业文件材料内容外延。包括文书、科技、生产、管理、专项业务，以及二维、三维、多媒体等各类内容的记录。

三是载体外延。即企业文件材料的载体形式包括所有的形式，文字、图表、声像、电子、实物等，不论何种载体，凡带有记录的性质均属文件材料的范畴。

第三条  各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。

本条款规定了企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作中的业务指导和监督权限，权限划分的范围是资产关系。由于企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作是一项与企业产品和业务高度相关的专业性很强的工作，所以业务指导和监督应按照资产关系和专业活动来进行。中央级企业（包括中央企业、中央金融企业、中央文化企业等）负责监督指导下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作。地方国有企业同样应负责监督指导下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作。

第四条  企业文件材料归档范围是：

（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；

（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；

（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

本条是《规定》的重点内容之一。列出了企业文件材料的归档范围，各要点之间基本按照文件材料的来源和价值来安排的。第（一）、（二）点规定了本企业形成文件材料，第（三）点是指企业外部发来的文件材料，第（四）点是指其他来源的文件材料。以上四款是原则规定，既是企业判断文件材料是否需要归档的价值标准，同时又赋予了企业编制本企业文件材料归档范围的自主性和灵活性，各企业应从实际出发，根据本企业的职能活动，合理界定文件材料的归档范围。

第五条  企业下列文件材料可不归档：

（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；

（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；

（五）其他不需归档的文件材料。

本条规定了企业文件材料的不归档范围。本条款表述是可选意思，即上述文件材料只是可不归档，不是绝对的不能归档，如本企业认为上述文件材料有需归档的也可以列入归档范围，因此，只是将这些文件材料成分列出，供制定本企业的有关规定或界定归档范围时参考。

第六条  凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

本条对文件材料的管理方式做出规定，即文件材料必须向档案部门移交，实行集中统一归档，除有其他规定的情形外，文件材料不得由个人保管而拒绝归档。此条文依据《档案法》，强调集中统一管理。

第七条  企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

本条对企业档案保管期限的设置进行重新规范。将原企业档案保管期限由永久、长期、短期三分法改为两分法即永久、定期，定期实行标时制，即30年、10年，这是企业档案价值鉴定的重大改革，同时与机关档案价值鉴定方法保持一致。标时制有利于优化企业档案资源结构，加快剔除无利用价值档案的频率，减少保管档案的压力。标时制在理念上不同于原来的三分法。