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【精】鸿翼助力中信国安建工打造统一的文件档案管理系统,构建数据资产
发布时间:2024-01-23     点击数:2040

数据就像石油,需要提纯加工方能显价值。非结构化数据是“数据石油”的重要来源,企业需要遵循分级分类的管理思想,通过平台化、智能化和安全化的管理方法,才能构建出完整的非结构化数据管理体系,围绕业务价值,推动非结构化数据向资产转化,助力企业腾飞。

-源自中信国安建工信息中心主任林晓东分享实录整理

中信国安建工简介

中信国安建工集团有限公司隶属于中国中信集团旗下的中信国安集团,中信集团资产规模超过7.5万亿元,连续10年荣列世界500强。中信国安建工集团总资产约105亿元,位列“四川省企业100强”,拥有建筑工程施工总承包特级资质、建筑行业设计甲级资质,以及12项壹级资质。主要从事建筑工程施工总承包、房地产开发、市政、路桥、机电设备安装、装饰、建筑设计、建筑设备租赁、建筑材料生产、贸易、投资等业务。

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信息化方针与架构

自2009年以来,公司的信息化建设共历经四个阶段,逐渐形成了现今的信息化体系。在建设过程中,始终秉持着“先进、实用、高效、安全、规范、智能”的十二字方针,与时俱进、不断融入智能化的元素,为公司的业务发展注入了新的活力。

信息化总体架构:131511平台

1:一个私有云平台。实现桌面与服务器虚拟化,将所有业务运行在云端,显著提高了资源的利用率和管理效率,以及数据的安全性;

3:三大管理信息系统:协同OA管理系统及门户、综合项目管理系统、财务管理系统;

1:一个报表平台:汇集工程、商务、财务281项统计数据于一体的管理报表平台,为各级管理提供辅助决策依据;

5:五大应用系统:服务于集团供应链的招评定采的集采平台,服务于工程物资进场验证的过磅称重系统,服务于税务的发票系统,服务公司印章严控的物联网印章管理系统,服务于工程生产指挥的视频监控系统;

1:一个服务生产前端的实名制及智慧工地管理系统;

1:一个集合知识库和文档管理的系统平台。
文档管理•需求背景

公司的文档管理系统是从2016年开始建设的,在这之前就已经产生了很多关于这方面的需求和痛点,主要分为业务和技术两个方面。

在业务方面,我们的施工企业涉及众多相关方(包含咨询、设计、业主、监理、政府、供应商等),项目分布在全国,沟通频繁,产生大量文件需要进行保管和沉淀;

同时,我们的人员流动性较强,造成很多资料存放混乱,成果查找困难、不完整,或者遗漏和缺失,尤其是对于一些清单、报价等具有保密性和安全性要求的文件,存在失控风险;

再一个就是知识的管理和复用,包括施工组织设计、专项方案、策划文案、工艺工法等,随着业务发展需求日益凸显。

在技术方面,我们发现对于一些过程性的文件,比如图纸、照片、影像、纸质资料等非结构化数据,我们缺少一个完整的文档控制和协同平台,以更好地从海量的、类型复杂的工程数据中迅速找出、挖掘出数据价值,进而实现业务赋能智能化和人员赋能价值化。
文档管理•顶层设计

由于非结构化文档数据数量大、范围广、数据状态繁杂,涉及部门、人员和系统众多,正所谓牵一发而动全身。因此,必须充分做好前期的梳理、调研以及整体的架构设计,才能顺利开展非结构化文档数据的治理。

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非结构化文档数据管理平台 —应用架构

这个架构围绕数据标准、数据质量、数据安全、元数据管理、内容管理和文档全生命周期管理等方面,搭建公司非结构化文档数据管理系统平台,在公司内部打通各业务系统之间的壁垒,在统一的平台之上规范非结构化文档数据的管理,同时融合元数据管理和内容管理。

有了这个整体架构的规划和设计之后,我们就进行了调研和招投标比选。最终,我们发现鸿翼的ECM智能内容管理理念和我们是高度契合的,然后就一直合作到现在,有七八年的时间了。
文档管理•实施保障

常言道,“三分技术,七分实施”。赋能企业内容管理,上系统只是走了一小步,后面的实施才是能够体现和挖掘系统能力的关键部分。实施涉及公司各个层级、各个部门的众多人员、系统及工作流程,需综合考虑制度、标准、趋势、文化、传统等要素对于项目的影响作用。

我们按照项目管理流程的要求,针对公司非结构化文档数据管理具体目标和内容,进行了统筹规划、构建运行、监控评价、改进优化四个阶段的流程控制,并通过充分调研、宣贯和培训、设置模板等手段强化员工对项目的认知和接受程度。

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首先,我们让各部门列出相应的文档架构和所需文档的重要性等级,并统一进行权限管理。同时,我们找到了关键用户进行沟通,并针对不同规模、类型分公司和项目进行驻点沟通,最终设计出相应的文档归档模板,包括符合GB/T 50328《建设工程文件归档规范》当中一些规定和建设要求。

实施过程中,我们也认识到管理的重要性,推动一个系统的应用需要改变员工的工作行为,靠自我驱动的难度是很大的。因此,我们需要有管理制度和绩效考核的跟进,才能保障系统的实施和推进起到作用。

比如,从16 年到现在每一个季度的工程质量安全大检查,都采用文档管理系统当中涉及到项目上的部分给项目人员打分的,并进入到他们的季度总考评分里面去,这一块多年来一直坚持做了下来。

同时,遵循法律法规、行业监管、内部管控要求,公司多次下发红头文件,编制系统指导手册规范员工的工作行为,使系统数据满足数据风险控制、数据安全和隐私的要求。

总的来说,通过上线鸿翼文档管理系统,我们克服了人员流失造成的资料丢失问题,实现了项目资料的安全管理,满足了建筑施工行业文档管理合法合规、风险控制等要求。

现在,我们的数据存储容量已经达到了16T左右,整个系统对业务产生了积极影响,提高了工作效率和管理水平。
文档管理•应用场景

下面,我们结合一些具体的工程应用场景和应用效果来做一些介绍。

首先是文档的全生命周期管理。自从系统上线7年以来,工程项目文件的创建、交付、更新和版本控制等文档周期可追溯,文档的增、删、改、查、分享、编辑、协作、外链、评论一站式搞定。工程项目年度的“三标一体”认证核查记录资料实现以文档管理系统为主。

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第二个是同步归档。实际上,要求将所有散存在员工个人工作电脑中的文件归档到系统里面是很难的,而且会增加相应人员的工作量,影响时效性。而且,公司管理制度规定需要上传的资料有十五类,日常归档工作比较繁重。

比如说,我们要求生产管理人员把每天早会的视频,项目上的质量安全、生产管理等资料必须要上传到系统,如果通过人工的方式去处理,每天自己先做一道,然后再去传一道,那肯定是难度很大的。

于是,我们通过桌面云+鸿翼同步盘功能,实现了所有的用户和部门自动将成果文件同步归档到标准的归档文件夹中去,实现“做一不二”,保证了资料的准确性,减少了工作量,使员工更愿意接受这个新系统。

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第三个应用是跨部门协作共享。公司业务活动中,有大量文件需在部门内、部门间传递,但使用口径不统一,文件分散、无版本控制而导致信息传输有误,影响工作。

比如,在招投标过程中,市场营销部门和工程、商务部门之间的合作有一个文档交接过程。如果使用项目管理系统当中“表单+流程”的方式去做,虽然也可以,但是这些文件太大(如招标文件或中标文件一般都是几个G),采用表单挂接、以附件流转时上传下载速度会很慢,而且查阅和协作都会很麻烦。

我们使用鸿翼文档管理系统的协作共享功能,通过明确文档创建者、文档移交者、文档审阅者、文档使用者的权限,在同一个文档上面进行规范化操作,保证了文档数据的准确性、及时性、一致性、安全性,解决了部门之间的协作问题。

同时,对于市场营销部、工程管理部、商务管理、财务管理和法务管理来说,还有大量的跨部门以及委外的外部文件协作问题,也都可以通过系统来管理解决。

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第四个应用是知识管理。当企业的系统文档积累到一定阶段时,系统将积累的大量实践经验和优秀的工程方案、作业标准等。我们工程部门采用规范的文档结构,灵活设置文档分类,梳理每一岗位用户对于文档的使用权限,授权各级用户只能对权限内的文档进行操作。

如此形成的知识库可用于新项目的快速复用,实现知识传递,极大的缩短了新项目的准备时间,提升了新项目的成功概率,从而达到不断提升工程整体项目管理水平的目的。

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第五个应用是文件传播。可以利用文档管理系统安全的内链、外发功能,结合二维码技术实现文档便捷、无纸化传播。

这个也是我们自己挖掘的一个内容,大量的纸质文件的传递分发是行政办公的一个痛点,例如我们一年要开几次管理大会,以前需要准备很多的纸质资料打印出来交给相应的领导以及参会人员,对会务管理人员来说工作量很大、成本也很高。

现在我们采用了文档管理系统内链、外发的功能,内容通过安全授权后转换成二维码,每个参会人员扫一下二维码就可以获取全套资料了,哪怕后面文档有修改,也不用通宵的重新去输出一大堆纸质文件,直接修改电子档就好了。

还有就是智慧工地的观摩,需要用到的一些企业宣传和工艺工法的内容资料,通过鸿翼文档的安全外发功能,可以灵活设置它的查看权限以及下载的时间和次数等;包括一些指导手册、岗位手册等都可以用二维码的形式进行传播利用,安全便捷成本低。

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第六个应用是系统集成。

信息系统(如协同OA管理系统、综合项目管理系统等)中多以表单的形式进行流转,需要办理的文档通常作为表单的附件,其中既有word或pdf等格式的文本文档,也有多种格式的图片、音视频文件等。

这些非结构化文档只能借助其所依附的表单信息或者简单的文件标题等数据加以检索和利用,检全率低,开发利用不足,难以开展深度的数据挖掘与分析。

所以,我们要把整个公司的文件资料和信息统一收集在一个文档库里面,目前我们做了多个应用系统的附件的集成,然后对其元数据、文件关联等数据治理的方面也在不断的完善,也为下一步更高阶和更有价值的一些应用(比如AI)打好了基础。

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文档管理•应用展望

自动生成方案利用上传工程方案文档后,通过人工智能技术(NLP)解析,提取项目特征,例如建筑面积、建筑高度、建筑业态等信息。后期结构化文档,以达到简单的输入和快捷的专业类型选择,快速自动组合生成方案。

语音交互:文档管理系统平台增加语音识别功能,快速检索查找出业务信息,并自动提醒并推送关联资料,实现文档的有效应用。

文档助手利用人工智能语言模型,实现在线问答与辅助编写。

“未来,数据必将成为一种新型的生产要素。公司的信息化建设需要一步一个脚印,踏实向前,从业务数据化(反映业务)、数据智能化(辅助业务)、数据业务化(数字业务),一直到数据服务化(驱动业务),久久为功,方能行稳致远,才能实现从数据资源到数据资产的转变。”中信国安建工信息中心主任说道。


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