随着信息技术的广泛应用，档案记录的方式发生了巨大的变革，档案学界出现了电子文件、电子档案等概念，现实中电子文件和电子档案经常被乱用、混用、误用，本文将对二者进行辨析，探讨其中的联系与区别。

电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894—2016）标准是我们准确辨析这两个概念的基础，该标准对于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理进行了全面而准确的定义与规范。

什么是电子文件？

电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894—2016）中对电子文件的定义为：“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。”

从上述定义中不难发现，一份完整的电子文件应该具备内容、结构、背景三要素：

第一，内容。指文件中所包含的表达作者意图的信息。

第二，结构。指文件内容信息的组织方式和表达方式,组织方式如正文和附件,表达方式如格式、载体等。

第三，背景。指文件所处的环境。文件的背景信息包括文件之间的相互关系、形成文件的业务活动、文件的技术环境等。

什么是电子档案？

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

电子文件与电子档案联系？

从定义来看，电子档案在电子文件范围之内。从基本特征来分析，档案具有社会性、历史性、确定性及原始记录性。而电子文件也具有类似的特征，是人类社会活动的原始记录，其内容也具有确定性，且其记录的内容只反映事物已经完成的状态，同样具有原始记录性。

电子文件与电子档案区别？

第一，价值上的区别

电子档案除了强调其凭证价值以外,还强调其档案价值,即超出业务周期的保存价值。在业务结束之后不再有保存价值的电子文件就不能成为电子档案。电子文件则侧重于凭证价值,不论其保存期限的长短。电子文件可以只具备临时的保存价值,在业务结束之后便失去保存价值,如会议通知、设计草稿等。

第二，时间上的区别

电子档案的概念只存在于归档之后的文件生命阶段，这个阶段基本上都在业务活动结束之后。而电子文件则可以涵盖整个文件生命周期。在文件档案管理全程使用电子文件的概念,可以促进各项文件(档案)管理活动的集成,以及文件(档案)管理与业务管理的集成,提高整体工作效率。

电子文件和电子档案的对比分析

基于非结构化数据治理技术的电子档案管理系统

鸿翼档案的整体框架设计

支持电子文件与电子档案的长期保存

作为国内领先的全面档案信息化解决方案供应商，鸿翼档案基于鸿翼自有的ECM底层架构设计，将电子文件收集前置到日常业务工作中，实现从电子文件归档到电子档案“收、管、存、用”的全生命周期管理。并以强大的安全存储系统为支撑，不断提升档案安全管理水平，响应企业当前以及未来档案长期安全管理需求，帮助企业积累数字资产，长久地保存企业文化与知识。